Dématérialisation des factures : Guide complet pour transformer vos processus et sécuriser votre conformité
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Le calendrier est fixé : dès 2026, la réception devient obligatoire pour tous. Improviser ou repousser ce projet expose à des risques opérationnels et financiers.
Ce guide a pour objectif de fournir une lecture claire et opérationnelle de la réforme. Vous y trouverez les définitions essentielles, l'écosystème des acteurs, et une méthodologie éprouvée pour mener ce projet à terme.
Comprendre la réforme : bien plus que du "Zéro Papier"
La fin du PDF simple.
C'est la confusion la plus fréquente : toutes les factures numériques ne sont pas des factures électroniques au sens de la réforme.
Facture Papier
Document physique (bientôt obsolète).
Facture PDF simple
Une simple image numérique (ex: un scan ou un PDF envoyé par mail). Elle ne sera plus conforme.
Facture Électronique (L'objectif)
Une facture émise, transmise et reçue sous un format structuré (comme Factur-X, UBL ou CII). Elle contient des données lisibles automatiquement par un ordinateur et par l'administration.
L'enjeu : La réforme ne vise pas la simple suppression du papier, mais l'automatisation, la traçabilité et la lutte contre la fraude à la TVA (comme l'a démontré le modèle italien avec succès dès 2019).
Les deux piliers : E-invoicing et E-reporting
E-reporting :
Transmission à l’administration fiscale des données de transaction pour les flux non couverts par l'e-invoicing (B2C, international).
E-invoicing :
Transmission des factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA (B2B domestique).
Calendrier et Obligations
Êtes-vous prêts ?
Le calendrier a été ajusté pour laisser le temps aux entreprises de se préparer, mais les échéances arrivent vite.
👉 Conseil d'expert : Ne vous fiez pas à la date de 2027 pour l'émission.
Dès 2026, vos fournisseurs vous enverront des factures électroniques. Si votre système ne sait pas les recevoir et les traiter, vous risquez des ruptures de paiement.
L'écosystème : PA, SC, PPF...
Qui fait quoi ?
La transmission des factures ne se fera plus en direct (mail ou courrier), mais via un réseau sécurisé ("Schéma en Y"). Il est crucial de comprendre les acteurs pour faire les bons choix d'architecture SI.
Le Portail Public de Facturation (PPF)
C'est le concentrateur de données de l'État. Il gère l'annuaire central des entreprises et reçoit les données fiscales. Il ne gère plus les flux directs de factures B2B, mais reste l'interlocuteur final pour l'administration.Les Plateformes Agréées (PA) *
Ce sont des prestataires privés immatriculés par l'État. Elles sont les seules habilitées à transmettre directement les factures électroniques et à communiquer avec le portail public.Les Solutions Compatibles (SC) *
Ce sont des intermédiaires techniques comme Payhawk (souvent votre logiciel de gestion actuel ou votre expert-comptable).Concernant les plateformes agréées*, certains éditeurs comme Odoo, Yooz, Agicap, Avalara (pour Oracle NetSuite) ou des solutions bancaires se positionnent comme PA.
Leur rôle est d'émettre, contrôler, transmettre au destinataire et déclarer les données à l'État.
Méthodologie : 5 étapes pour réussir sa transition
Nous vous expliquons tout sur la méthode à adopter pour réussir cette transition.
Impacts SI et ERP : Odoo, NetSuite et les autres
L'ERP (Enterprise Resource Planning) devient la clé de voûte de la conformité.
Il ne s'agit plus seulement de comptabilité, mais de flux de données.
L'impact sur votre ERP
Votre ERP doit être capable de lire et générer des fichiers structurés (Factur-X, UBL, CII). S'il est ancien ou spécifique, il faudra probablement passer par un partenaire externe pour "traduire" vos factures.
Le positionnement des éditeurs
Odoo : L'éditeur s’inscrit pleinement dans la réforme, en tant que PA via des connexions natives (Peppol). C'est une solution agile pour les PME.
Oracle NetSuite : L'éditeur privilégie généralement une architecture ouverte via des connecteurs robustes vers des PA majeures du marché.
Autres éditeurs : Pour la plupart, ils proposeront leurs propres connecteurs ou deviendront PA.
Attention au goulot d'étranglement : Votre ERP doit être capable de lire et générer des fichiers structurés (Factur-X, UBL, CII). S'il est ancien ou spécifique, il faudra probablement passer par un partenaire externe pour "traduire" vos factures.
La dématérialisation des factures n’est pas une simple corvée administrative, c’est une opportunité de fiabiliser votre trésorerie et de moderniser votre SI.
Ceux qui subissent la réforme en 2026 le paieront par une désorganisation interne. Ceux qui l'anticipent en feront un levier de performance.
Questions fréquemment posées
Voici quelques questions fréquentes sur la réforme de la facturation électronique.
La solution unique est rare. Selon la taille de vos filiales ou vos métiers, il est parfois plus agile d'avoir des points d'entrée différents qui convergent vers l'ERP. C'est une décision d'architecture sur laquelle nous pouvons vous conseiller.
Oui. Même si vous ne facturez pas de TVA, vous devez être capable de recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs dès 2026.
Au-delà de l'amende forfaitaire (15€ par facture manquante, plafonnée par année), le vrai risque est opérationnel : blocage des paiements fournisseurs, litiges clients et perte de déductibilité de la TVA en cas de contrôle.
Odoo est en cours de certification en tant que Plateforme Agréée. L'ERP offrira aux entreprises la possibilité d'envoyer et de recevoir gratuitement des factures électroniques entre sociétés et envers l'administration fiscale française.
Oui. Gembaware est partenaire avec plusieurs plateformes agréées, acteurs reconnus du marché. Ces collaborations nous permettes de correctement répondre aux besoins spécifiques des entreprises que nous accompagnons.
Chaque entreprise devra désigner la plateforme par laquelle elle échangera ses factures électroniques et transmettra ses données fiscales.
